Na Renato Melo Arquitetura adotamos algumas premissas da boa gestão de projetos e processos, já consagradas por diversas bibliografias, entre elas preceitos da bíblia PMBOK.
Possuímos um manual de procedimentos que rege todas as ações da empresa. Para quase tudo, deste de o fluxo dos projetos à gestão financeira, há procedimentos já formalizados.
Desta forma liberarmos nossa equipe de reinventar a roda todas as vezes que se depara com uma dúvida ou impasse.
Com o tempo e o aumento da equipe, o número de e-mails aumentou exponencialmente.
Ficou muito difícil formalizar as atividades, delegar as tarefas, saber quem estava fazendo o que, e saber em que estágio exato se encontrava cada um dos projetos.
A solução? Muito simples (e grátis!): TRELLO! (www.trello.com).
O Trello é uma ferramenta online (trabalha na nuvem) e grátis. Ele funciona sob a filosofia Kanban, se fazendo valer de quadros, listas e cartas.
Desta forma, do macro ao micro, é possível lançar de forma organizada todo o planejamento de um projeto em quadros, listas e cartas. As vantagens não param por aí. É possível ilustrar o projeto com imagens, incluir links, formalizar conversas através de um “chat” interno à cada carta, marcar os membros de sua equipe para facilitar a delegação de tarefas, etc.
Como usamos o Trello?
Na Renato Melo | Arquitetura, temos um quadro chamado Tarefas Administrativas. Lá são lançadas todas as informações pertinentes às atividades do setor financeiro, infraestrutura da empresa, planejamento, licitações, atividades comerciais, contabilidade, etc.
Em outro quadro, chamado Manual de Procedimentos, são listadas todas as instruções de funcionamento da empresa. Lá estão desde orientações quanto ao uso de softwares, padrões de desenho, organização física e digital da empresa, etc. Este nosso manual de procedimentos será objeto de um novo post, em breve. Fique ligado!
Por fim, criamos um quadro novo para cada projeto. Nestes quadros estão listados, por exemplo:
– Briefing
– Fluxograma
– Cronograma
– Contatos relativos ao projeto (clientes, fornecedores, parceiros, etc).
– Atas
– Checklists de escopo
– Checklists de qualidade
– Checklists para projetos complementares de engenharia
– Checklist para a compatibilização de projetos
– E claro, as diversas fases de projeto.
Sobre as fases de projeto (anteprojeto, projeto básico, projeto legal, projeto executivo, projetos complementares, etc.), fique ligado! Em breve postaremos novo post detalhando melhor o que é, e como abordamos cada uma das fases.
Ainda, mais do que uma ferramenta de gestão profissional utilizada dentro da Renato Melo | Arquitetura, ainda faço uso do Trello para a gestão de minha vida pessoal, onde controlo: listas de compras, afazeres domésticos, controle de manutenção de meus veículos, controle administrativo do condomínio onde sou síndico, etc.
Neste link é possível ver um “sample board”: Veja um quadro de exemplo no site do Trello!
Prove você também o Trello e faça bom uso! O melhor, é grátis!
Abraços,
Renato Melo.
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